Responsable de pôle

Compétences & savoir faire

• Intégrer une vision prospective dans le pilotage de son pôle
• Gérer les ressources financières, humaines (le cas échéant) et matérielles du pôle
• Posséder des habiletés rédactionnelles pour l’élaboration des offres et des documents de communication éventuelle
• Maitriser les bases de la gestion de projet pour suivre le déploiement des missions
• Faire preuve de bon sens et de discernement dans la gestion des aléas en avant-projet et au cours de la mise en œuvre des projets de formation et de prestations de service 
• Posséder des habilités de communication à l’oral
• Faire preuve de jugement et discernement pour éviter la sur-qualité
• Etre orienté vers la satisfaction des besoins des clients
• Intégrer la nécessité de travailler en respecter du système de management de la qualité en place, être force de proposition pour son amélioration

Savoir être

• Autonomie
• Ecoute (de l’ensemble des parties prenantes)
• Aisance relationnelle et interculturelle
• Capacité d'adaptation aux méthodes et outils,  agilité au travail
• Gestion du stress
• Gestion du temps et des priorités ; sens de l’organisation
• Travail en équipe et avec ses pairs
• Capacité à fédérer ; esprit d’équipe
• Sens de la communication et du partage des méthodes et outils
• Capacité de décision
• Sens de l'organisation

Mission & Activité :

• Etudie et analyse le marché du secteur qui lui est confié, réalise une veille du marché des formations et services associés sur le périmètre de l’activité qui lui est confiée, et notamment : 
  • Identifie les formations et services disponibles et/ou qu’il est judicieux d’intégrer dans l’offre de Oo2
  • Analyse les besoins des clients et des prospects pour faire évoluer l’offre de son secteur
  • Identifie les tendances du marché pour anticiper la réponse aux besoins futurs
  • Réalise une veille technologique pour identifier les leviers technologiques éventuels
  • Réalise une veille concurrentielle pour identifier les opportunités et les menaces 
  • Identifie les opportunités de partenariats institutionnels ou privés permettant le développement de sa position sur le marché
  • En partenariat avec le Responsable de la cellule Communication, élabore la stratégie marketing et le plan de communication relatifs à son secteur d’activité
  • Informe ses pairs et la supervision des décisions d’orientation qu’il prend.
• Gère la relation avec les fournisseurs/éditeurs de formations /partenaires existants et potentiels et notamment : 
  • Gère les accréditations auprès des fournisseurs/éditeurs
  • Gère les achats auprès des fournisseurs/éditeurs
  • Anime le réseau des fournisseurs/éditeurs (communication sur les partenariats, gestion des aléas, organisation d’événements, etc…)
  • Evalue la satisfaction des fournisseurs/éditeurs.
• Accompagne la prospection et l’action commerciale menée par les conseillers commerciaux et en particulier :
  • Contribue à la prospection commerciale menée par les conseillers commerciaux
  • Epaule les conseiller commerciaux dans la compréhension de l’expression du besoin des prospects et clients, participe aux réunions de qualification du besoin en avant-vente
  • Forme et sensibilise le réseau des commerciaux à la compréhension des offres de son secteur d’activité
  • Suit l’avancement du traitement des leads par les commerciaux sur son secteur.
• Anime et gère le réseau des ressources internes et externes des formateurs et consultants et en particulier :
  • Identifie les ressources nécessaires pour mener à bien les missions commandées
  • Source les ressources nécessaires manquantes
  • Négocie les conditions d’exercice des missions par les ressources externes
  • Dans le cas de montage d’une équipe pluridisciplinaire, initie et anime les échanges au sein de l’équipe dans l’objectif de fédérer ses membres.
• Elabore les offres à destination des clients et notamment :
  • S’assure de l’existence d’un lead dans la CRM et du respect du processus géré dans cet outil
  • Coordonne la récupération des éléments nécessaires à l’élaboration de l’offre : éléments complémentaires demandés au client, méthodologie et dimensionnement de l’offre auprès des ressources internes et externes pressenties pour mener la mission
  • Rédige l’offre technique et s’assure de sa bonne couverture des besoins/Tdrs
  • Réalise le chiffrage financier et élabore l’offre financière
  • Dans le cas d’une réponse à appel d’offres menée dans son secteur d’activité et réalisée en équipe : coordonne la rédaction de la réponse 
  • Dans le cas d’une réponse à appel d’offres en dehors de son secteur d’activité : participe à l’élaboration de la réponse
  • Transmet les livrables du chiffrage à la supervision pour contrôle et GO pour envoi
  • Transmet l’offre au conseiller commercial pour transmission au client, ou transmets l’offre le cas échéant.
• Pilote l’avant-projet jusqu’à la signature de l’offre et en particulier :
  • Suit l’avancement de la négociation entre le conseiller commercial et le prospect/client
  • Le cas échéant, affine l’offre et prend des décisions de modification des conditions proposées au prospect/client (remise, échéancier, révision du contenu de l’OT…)
  • Se rend disponible pour des réunions de coordination en avant-projet dans le cadre de la négociation
  • Informe les ressources internes/externes de l’avancement de la négociation et le cas échéant, de la transformation du lead
  • Après signature, coordonne la rédaction et vérifie la signature des bons de commande passés aux ressources externes
  • Informe la logistique (via outil ou transmission orale) des impacts de la mission pour son organisation.
• Pilote la mission et suit l’avancement de la facturation et en particulier :
  • Coordonne le planning du déploiement de la formation et/ou de la prestation avec le client et avec les ressources et parties prenantes impliquées
  • Suit l’avancement de la formation/de la mission et gère les aléas qui surviennent au cours des formations et autres prestations
  • Suit et trace la facturation des ressources ainsi que la facturation au client : 
• Coordonne avec la logistique et les prenantes impliquées, le règlement de leur prestation aux ressources externes
• Donne le GO pour envoi de la facture au client et suit jusqu’au règlement effectif
  • Analyse les rapports de satisfaction transmis par les parties prenantes (clients, formateurs, commanditaires, financeurs)
  • Le cas échéant, identifie les dysfonctionnements et prend les mesures compensatoires
  • Apporte un appui à la comptabilité dans le cadre du recouvrement.
• De façon globale, gère l’activité de son pôle et en particulier :
  • Elabore et suit le plan stratégique établi pour son secteur d’activité, en collaboration avec la supervision et la Direction du groupe
  • Elabore et suit le plan opérationnel de son activité 
  • Participe à l’élaboration du plan commercial de l’ensemble de l’activité du groupe
  • Participe à l’élaboration du plan de communication de l’ensemble de l’activité du groupe
  • Le cas échéant, recrute et manage les ressources de son pôle
  • Elabore et suit les indicateurs de performance de son activité
  • Prends les mesures et les décisions éclairées par ces indicateurs dans le cadre du pilotage de son activité
  • Travaille en collaboration avec ses pairs responsables de pôles pour améliorer les processus métiers, partager les bonnes pratiques, et les méthodes et outils harmonisés
  • Travaille en collaboration avec le responsable qualité pour garantir et améliorer la qualité des formations et autres prestations délivrées
  • Alerte la supervision et la Direction de tout événement qui pourrait impacter la qualité des formations et prestations délivrées dans le cadre de son activité.