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Microsoft Outlook Niveau 1 : optimiser sa messagerie et son calendrier
Outlook est bien plus qu'une simple messagerie : c'est le cœur de la communication professionnelle et le véritable tableau de bord de votre organisation quotidienne.
- Durée
- 1 jour 7 heures
- Code
- BUR005FR Code
Présentation
Outlook est bien plus qu'une simple messagerie : c'est le cœur de la communication professionnelle et le véritable tableau de bord de votre organisation quotidienne. Cette formation Outlook d'une journée est conçue pour transformer votre usage du logiciel de messagerie et vous faire gagner un temps précieux chaque jour. Que vous soyez débutant ou utilisateur régulier, vous apprendrez à exploiter pleinement les fonctionnalités qui correspondent à vos besoins.
À travers une approche pragmatique et opérationnelle, vous apprendrez à maîtriser les fonctionnalités essentielles pour ne plus subir l'afflux d'e-mails. Vous découvrirez comment configurer votre interface pour optimiser votre productivité, comment utiliser les automatisations (règles de gestion, actions rapides, tri automatique) pour structurer vos priorités, et comment exploiter pleinement les outils de recherche et d'archivage pour retrouver instantanément vos messages importants.
À l'issue de cette formation pratique, vous serez capable de gérer votre calendrier partagé et vos tâches avec aisance, d'organiser efficacement vos contacts professionnels et d'intégrer pleinement Outlook dans l'écosystème Microsoft 365 (Teams, OneDrive, SharePoint) pour une collaboration fluide et une gestion des emails vraiment efficace au quotidien.
Objectifs
À l’issue de cette formation Outlook, vous atteindrez les objectifs de compétences suivants :
- rédiger, mettre en forme et organiser vos messages efficacement ;
- automatiser le classement et le nettoyage de la boîte de réception (règles, actions rapides) ;
- gérer votre temps en maîtrisant le calendrier, les rendez-vous et les réunions ;
- administrer vos contacts et groupes pour optimiser vos communications ;
- piloter vos priorités grâce à la gestion des tâches et aux rappels.
Programme
Module 1 : personnaliser l'environnement et la configuration
- La personnalisation du ruban, des affichages et du volet de navigation.
- La configuration des options de sécurité et des paramètres de confidentialité.
- L'optimisation des performances : gestion de la taille de la boîte et archivage.
- L'adaptation de l'interface pour un confort visuel et ergonomique.
Module 2 : maîtriser la messagerie et l'organisation
- La composition de messages professionnels avec pièces jointes et éléments Outlook.
- La gestion des options d'envoi : accusés de réception, importance et réponses automatiques.
- L'organisation de la boîte de réception via les dossiers, catégories et indicateurs de suivi.
- L'automatisation des tâches répétitives grâce aux règles et aux actions rapides.
Module 3 : gérer le calendrier et les tâches
- La création et la personnalisation des rendez-vous, événements et récurrences.
- L'organisation de réunions : invitation de participants, réservation de salles et suivi des réponses.
- Le pilotage des tâches : définition des priorités, échéances et rappels automatiques.
- La gestion des conflits d'agenda et le partage de disponibilités.
Module 4 : exploiter les contacts et les notes
- La création, la modification et l'organisation des fiches contacts.
- La gestion des groupes de contacts pour faciliter les envois en masse.
- L'utilisation des notes électroniques pour structurer les informations volatiles.
- L'intégration des contacts dans les processus de messagerie et de planification.
Travaux pratiques
- Organiser une boîte de réception professionnelle de A à Z (dossiers, tri).
- Planifier une réunion complexe avec gestion des ressources et pièces jointes.
- Mettre en place un système de règles automatiques pour filtrer les emails entrants.
- Exécuter une suite complète de tâches : email vers tâche, puis vers le calendrier.
Public
Cette formation cible les professionnels soucieux de leur efficacité numérique. Le public inclut :
- les collaborateurs administratifs qui gèrent un flux important d'emails et de sollicitations quotidiennes ;
- les managers et chefs de projet qui doivent coordonner des agendas complexes et organiser des réunions fréquentes ;
- tout professionnel qui souhaite reprendre le contrôle de sa messagerie et optimiser son temps de travail.
Prérequis
Suivre cette formation nécessite le prérequis suivant :
- Connaissance : une bonne compréhension de l'environnement Windows ou une première expérience avec Microsoft 365.
Modalités pédagogiques et d’évaluation
- Test de positionnement
- Supports de formation remis aux participants
- Évaluation continue tout au long de la formation
- Questionnaire d’évaluation à chaud
- Alternance théorie et mise en pratique
- Feuilles d’émargement
- Questionnaire d’évaluation à froid
- Travaux pratiques
Points forts
Gain de temps immédiat : apprenez à automatiser le tri de vos emails pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
Maîtrise de l'agenda : fini les conflits et les oublis, vous structurez votre temps et vos réunions avec précision.
Approche "Zéro Inbox" : des méthodes concrètes pour garder une boîte de réception claire et organisée.
Certification Blockchain : validez votre montée en compétences avec une attestation sécurisée et reconnue.
Dates et sessions
Choisissez la date et le format qui vous conviennent.
Aucune session future n’est disponible pour le moment.
Avis des participants
Microsoft Outlook® est une marque déposée de Microsoft Corporation.
Cette formation est indépendante et n'est pas affiliée directement à Microsoft.