Gérer des projets avec MS Project

Avant-propos

• Revue des objectifs de la formation MS-Project.
• Modalités d'organisation des cours et remise des supports de travail.
• Qu'est-ce que la définition du projet et comment le gérer ?
• Le rôle du gestionnaire de projet et ses responsabilités.
• Panorama du développement de la gestion de projet.

Module 1 : introduction à MS-Project

L’interface utilisateur de MS-Project :

• l’organisation générale du programme ;
• le menu contextuel, le ruban et la barre d'accès rapide.

Le cadrage d’un nouveau projet :

• créer un nouveau projet et définir ses paramètres à l’échelle générale ;
• configurer le projet globalement par le « Backstage ».

Module 2 : développement du projet par étapes

Les premières étapes :

• saisir le plan du projet ;
• planifier en mode automatique et en mode manuel ;
• gérer le calendrier du projet, les calendriers des tâches et les calendriers des ressources.

 La création des tâches :

• créer les tâches du projet et leur assigner une durée ;
• créer des tâches simples, des tâches récapitulatives (code WBS) et des tâches récurrentes ;
• afficher la chronologie du projet (jalon) ;
• représenter les données en graphique avec le diagramme de GANTT.

Travaux pratiques :

• Effectuer la saisie des tâches du projet.

Les tâches et leurs dépendances :

• rappels théorique sur les liaisons entre les tâches ;
• types de dépendances et impact sur l’exécution des tâches ;
• marge totale et marge libre d’une tâche.

Travaux pratiques :

• Créer des liens de dépendances entre les tâches.

La configuration individuelle des tâches du projet :

• imposer des contraintes strictes, fortes ou faibles sur les tâches ;
• assigner une échéance à l’exécution d’une tâche ;
• fractionner une tâche pour la compléter ultérieurement ;
• attribuer un délai à l’exécution d’une tâche.

L'impact des tâches du projet :

• utiliser le diagramme de Gantt : tâches critiques et chemin critique ;
• générer le réseau de tâches ;
• impact de la planification sur la date de fin du projet ;
• gérer les conflits de planification des tâches.

Travaux pratiques :

• Optimiser le réseau de tâches : ajuster l’interdépendance des tâches pour minimiser leur impact sur la durée du projet

Module 3 : gestion des ressources du projet

Le traitement des ressources sur MS-Project :

• rappel théorique de la contrainte des ressources dans le projet ;
• capacité maximale des ressources de types Travail ;
• disponibilité des ressources de type Travail ;
• ressources de type Consommable et de type Coût.

Travaux pratiques :

• Créer des ressources de type Travail, Consommable et Coût.

Les calendriers de ressources

• comprendre les hiérarchies des calendriers dans MS-Project ;
• définir le calendrier des tâches et les calendriers de ressources ;
• gérer les jours calendaires et les jours ouvrables ;
• cloner un calendrier.

Travaux pratiques :

• Créer des calendriers de ressources travail et consommable.

Module 4 : affectation des ressources

La répartition des ressources :

• affecter une ressource travail (lien entre durée et travail) ;
• affecter une ressource consommable et des ressources coût.

Travaux pratiques : 

• Affecter les différents types de ressources aux tâches.

L'analyse des affectations de ressources :

• documenter l’utilisation des ressources par annotation ;
• contrôler la ressource Travail après ajout ou retrait d’une affectation ;
• contrôler l’affectation des ressources par l’Inspecteur des tâches.

La gestion des affectations de ressources :

• gérer les affectations avec le formulaire tâche (pilotage par l'effort) ;
• gérer les surutilisations par l'affichage utilisation des tâches.

Module 5 : planification MS-Project

Le nivellement des ressources :

• contrôler les coûts du projet par l’utilisation des ressources travail ;
• niveler en globalité les ressources du projet ;
• niveler individuellement par réaffectation de chaque ressource surutilisée ;
• gérer le tableau d’utilisation des tâches.

La gestion de la planification :

• définition de unités fixes, durée fixe et travail fixe ;
• formule de planification de MS-Project ;
• paramétrer le calcul.

Travaux pratiques : 

• Niveler les ressources travail.

Les impacts sur l’échéancier :

• l'impact du type de tâche à unité fixe ;
• l'impact du type de tâche à travail fixe ;
• l'impact du type de tâche à durée fixe.

Le recalcule de la planification sous divers scénarios :

• modifier une tâche à unités fixes ;
• modifier une tâche à travail fixe ;
• modifier une tâche à durée fixe.

Travaux pratiques : 

•  Modifier le type d’une tâche et analyser l’impact sur la planification.

Module 6 : planification et suivi de projet

La planification du projet :

• vérifier la durée, le coût et le travail du plan du projet ;
• définir le planning de référence 0.

Les outils de contrôle du projet :

• distinguez ce qui est en cours, ce qui est prévu, ce qui est réel et ce qu'il reste à faire ;
• comprendre la date d’état : courbe d'avancement et avancement calculé par MS-Project ;
• comprendre la Valeur Acquise : pourcentage achevé et pourcentage physique achevé ;
• utiliser les outils du diagramme de Gantt.

La mise à jour des tâches :

• mettre à jour la complétion partielle ou entière des tâches ;
• définir un deuxième planning de référence ;
• comparer les planifications successives et mesurer les variations ;
• visualiser l’avancement du projet.

Travaux pratiques : 

• Utiliser Gantt : analyser les écarts de planification.

Le calcul des coûts du Projet :

• le Coût Budgété du Travail Prévu (CBTP) ;
• le Coût Réel du Travail Effectué (CRTE) ;
• le Coût Budgété du Travail Effectué (CBTE) ;
• les écarts de prévision (SV) et de coûts (CV) ;
• les Indices de Performance de Prévision (SPI) et de Coût (CPI).

Travaux pratiques :

•  Ajouter une colonne % d'avancement du temps écoulé.

Module 7 : utilisation du reporting

Les outils du reporting :

• notions élémentaires de filtrage et de regroupement ;
• l'affichage chronologique : préparer l’échelle de temps ;
• les différentes vues de MS-Project.

La base de données de MS-Project :

• les tables des tâches ;
• les tables des ressources ;
• créer une table personnalisée ;
• importer une table d’un autre projet.

Générer les rapports du projet :

• créer un rapport d’avancement du projet ;
• créer un rapport de coûts du projet ;
• créer un rapport d’en-cours et de travail restant ;
• créer un rapport personnalisés.

Travaux pratiques : 

• créer un rapport graphique personnalisé en utilisant le module intégré de MS-Excel.

Module 8 : Rationaliser le Projet (approche holistique)

La comparaison du projet avec d’autres versions du projet :

• personnaliser le projet avec l’Organisateur de MS-Project ;
• importer des filtres et des affichages créés dans d’autres projets ;
• sauvegarder le projet comme modèle pour futurs projets.

Les bases de la gestion de projet avec MS-Project pour l’industrie :

• comprendre les impératifs et contraintes du projet envisagé ;
• choisir une configuration globale pertinente pour la spécificité du projet ;
• sélectionner les types de tâches adéquats pour un projet particulier ;
• équilibrer les contraintes de la portée, de la durée et des coûts du projet.

Conclusion 

• Revue générale des zones d’ombres et séance de questions-réponses.
• Evaluation de la formation.