La gestion du périmètre d’un projet

🚨 Oo2 CARRIERE : Management de Projet (chapitre 5/13) : La gestion du périmètre du projet porte essentiellement sur la définition et la maîtrise de ce qui est inclus dans le projet et de ce qui en est exclu. Sa gestion inclut donc des processus pour s'assurer que tout le travail, et seulement le travail requis pour le projet sera effectué. Le périmètre dépend du contenu du produit : les tâches à réaliser pour le projet sont directement issues des exigences du produit ou du service qu’il faut définir dès le début.

La définition des exigences permet de:

• Planifier le contenu du produit et le périmètre du projet dans le plan de gestion du périmètre et du contenu.
• Effectuer le recueil des exigences auprès de l’ensemble des parties prenantes (et pas seulement auprès du commanditaire ou de l’équipe projet).
• Evaluer et classer les exigences en fonction de l’étude économique, afin de déterminer ce qui est inclus ou exclu du périmètre.
• Valider l’énoncé du périmètre définitif avant le début du travail.
• Créer et utiliser un Work Breakdown Structure (WBS) ou Organigramme des travaux du projet, etc.

1.Planifier la gestion du périmètre

Avoir une vue d’ensemble des différents périmètres du projet permet au chef de projet et à son équipe de documenter et de planifier les actions à mener en tenant compte des facteurs qui peuvent influencer le projet et notamment l’atteinte des objectifs fixés.

Ce premier processus du management du périmètre permet de créer :

• Le plan de gestion du périmètre et du contenu (projet),
• Le plan de gestion des exigences,
• Les plans projet et produit sont également concernés.

2.Recueillir les exigences

Ce processus permet de recueillir et de documenter les besoins des parties prenantes. Ces besoins devront se retrouver dans les exigences et ce processus fondamental conditionne directement la réussite du projet. Ne pas oublier que les exigences permettent de trouver des solutions aux problèmes pour atteindre les objectifs indiqués dans la charte du projet. Les exigences doivent limiter l’effort du projet au strict nécessaire.

Une exigence doit être compréhensible et acceptée par les parties prenantes. Elle doit être aussi mesurable et quantifiable (nom, unité de mesure, valeur à atteindre).

Le recueil des exigences permet de sortir:

• La charte du projet,
• Les documents Business (objectifs économiques),
• Le plan de management du projet (en particulier pour les plans de management du périmètre, des exigences et des parties prenantes),
• Certains documents du projet (journal des hypothèses, registre des retours d’expérience, registre des parties prenantes),
• Les accords éventuels (contrats),
• Les facteurs environnementaux de l’organisation,
• Les actifs organisationnels, etc.
   

3.Définir le périmètre

Ce processus permet de définir les éléments qui feront partie ou non du projet et de ses livrables. Ceci à travers une description détaillée du projet ainsi que du produit. L’énoncé détaillé du périmètre est obtenu à partir d’une liste complète des différents livrables, des hypothèses et des contraintes du projet. Comme tout processus de planification, « Définir le périmètre » est inclus dans un cycle itératif.
En effet, si le chef de projet déroule les processus de planification et que l’échéancier et le budget ne sont pas conformes aux attentes du commanditaire, le chef de projet devra faire le solde entre les exigences (le contenu du produit) le budget, l’échéancier et les autres contraintes afin de trouver l’équilibre et les options nécessaires qui s’offrent à lui.

La définition du périmètre permet de :

• Documenter la totalité du contenu du projet,
• Détailler les livrables,
• Détailler les critères d’acceptation des livrables,
• Préciser les exclusions,
• Indiquer les contraintes, les hypothèses utilisées, etc.
   

4.Valider le périmètre

Ce processus permet l’acceptation formelle des livrables par les parties prenantes. Ce n’est pas un processus d’exécution mais un processus de maîtrise. Ici l’organisation ou le commanditaire reçoit les livrables vérifiés par le contrôle qualité et les données de performance du processus d’exécution du management du contenu. Le commanditaire s’attachera à vérifier que les livrables présentés sont conformes à ses exigences (issues du processus « recueillir les exigences »).

Les acceptations de livrables peuvent être les suivantes :

• Réception sans réserve,
• Réception du livrable avec réserves,
• Réception avec réfaction (réduction de prix),
• Refus de réception.
   

5.Maîtriser le périmètre

Ce processus consiste à surveiller l’état du périmètre du projet et du contenu du produit tout au long du projet, c’est-à-dire mesurer et évaluer l’écart entre le travail réalisé et les références de base du périmètre. Si nécessaire, ce processus prend aussi en charge les modifications affectant les références de base. Il s’agit de s’assurer que toutes les modifications demandées sont gérées afin de ne pas assister à une dérive du contenu, à savoir une expansion du contenu ou du produit sans ajustement de la durée, des coûts, des ressources, etc.

Bon nombre de chefs de projet ne maîtrisent pas véritablement leurs projets. Maîtriser son projet, c’est être sûr que le travail effectué correspond bien au plan. Afin de maîtriser le périmètre, vous devez être proactif. En effet, votre travail ne consiste pas à seulement traiter les modifications proposées par d’autres. Vous devez être ferme et difficilement influençable et ne laisser personne ajouter ou modifier le contenu du projet sans passer par le processus de maîtrise des changements.
 

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