Quelles sont les exigences et les bonnes pratiques de la norme ISO 37301 ?
L'intégration d'un système de management de conformité (SMC) dans une organisation pose la base d'une bonne gouvernance. En plus de prouver qu'une structure respecte toutes les règles et lois applicables, le SMC lui garantit un développement durable et structuré. Il repose sur les exigences de la norme ISO 37301 : 2021 intitulée Systèmes de management de la conformité. Découvrez les exigences et les bonnes pratiques qui définissent cette nouvelle règlementation.
Norme ISO 37301 : renforcez la culture de la conformité de votre entreprise
La nouvelle règlementation introduite par l'Organisme international de normalisation (ISO) en 2021 succède à la norme ISO 19600 adoptée en 2014. La certification ISO 37301 qui traite des systèmes de management de la conformité est une certification indépendante. Cette norme établit les exigences et fournit l'ensemble des lignes directrices à respecter par une entreprise pour créer, développer et mettre en œuvre un SMC ou CMS. L'ISO 37301 fonctionne comme un outil d'évaluation et de mise à jour qui permet à un organisme d'optimiser son système de management de la conformité.
La nouvelle règlementation propose aux organisations un mécanisme structuré pour les aider à se conformer à des obligations légales (lois, règlements, permis, licences, etc.). En s'appuyant sur un SMC fiable, les entreprises se dotent des outils pour appliquer les politiques internes, les règles de conduite, les obligations avec d'autres structures comme les ONG.
La norme ISO 37301 est une règlementation flexible. Elle peut être appliquée à tous les organismes, indépendamment de leur taille, de leur type et du domaine d'activité. Il respecte les exigences ainsi que les principes que demande une structure de haut niveau (HLS). Ceci confère au SMC la capacité de s'intégrer à d'autres systèmes de management existants pour améliorer les performances de l'organisation. Maîtriser les points techniques de la norme ISO 37301 applicable à un SMC est nécessaire pour profiter des avantages de cette nouvelle règlementation.
Les exigences de la Norme ISO 37301
Pour optimiser un SMC basé sur la norme ISO 37301, l'application des exigences et recommandations qu'elle contient est une priorité. Vous pouvez suivre une formation ISO 37301 pour améliorer vos compétences et aider votre entreprise à évoluer en matière de respect des obligations de conformité. La formation vous permet de mieux cerner les exigences de la nouvelle règlementation regroupées en différentes catégories telles que :
- le contexte de l'organisme,
- le leadership,
- la planification,
- la réalisation des activités opérationnelles,
- l'évaluation des performances,
- l'amélioration,
- le support ou assistance, etc.
Ces axes regroupent l'ensemble des obligations auxquelles doit se conformer une entreprise pour obtenir la certification ISO 37301. Ils sont déclinés en plusieurs points pour faciliter leur mise en application.
Le contexte de l'organisme
Il s'agit de comprendre le contexte de l'entreprise qui souhaite créer un SMC fondé sur la norme ISO 37301. Pour cela, les difficultés internes et externes qui entravent l'atteinte des objectifs du SMC doivent être déterminées à partir d'un examen minutieux. Il doit tenir compte de plusieurs points tels que le modèle de l'entreprise, la nature de ses relations avec les tiers, le contexte légal, les contextes sociaux, culturels et environnementaux.
L'organisme doit également répertorier les parties intéressées, leur exigence, leur besoin et déterminer les points que le système de gestion de la conformité pourra satisfaire. Il doit aussi définir les obligations relatives à ses activités et les risques de non-conformité.
Le leadership
La direction de l'organisation doit faire preuve de leadership pour une mise en place efficace du SMC et pour atteindre les objectifs. Elle doit veiller à ce que l'orientation stratégique de l'entreprise s'harmonise avec sa politique de conformité. Il est impératif de s'assurer que les ressources disponibles garantissent la mise en place du système de conformité. De plus, la direction générale doit sensibiliser les parties concernées et s'assurer de l'atteinte des objectifs fixés.
Les exigences de l'ISO 37301 en matière de leadership permettent une mise en œuvre fiable du SMC. La direction générale doit garantir l'atteinte des objectifs en offrant les ressources nécessaires pour créer le système de management de la conformité, le mettre en application et apporter les améliorations au besoin.
La planification et le support
La planification prend en compte les actions à entreprendre face aux risques et aux opportunités relatifs à la mise en place du SMC fondé sur la norme ISO 37301. Elle détermine les objectifs de conformité et structure les actions à mener pour les atteindre. La planification doit définir précisément les attentes, les ressources disponibles, le responsable, les opérations à mener et les critères d'évaluation des résultats.
Le support concerne les exigences en matière de ressources, de compétences, de sensibilisation, d'information, de formation, de communication interne et externe, de documentation, etc. Les compétences prennent en compte les généralités, le processus de recrutement et de formation. Les exigences en matière de documentation du système de management de conformité concernent les généralités, l'élaboration et la mise à jour des informations documentées ainsi que leur maîtrise.
La réalisation des activités opérationnelles
Les exigences relatives à la réalisation des activités intègrent les tâches opérationnelles comme la planification et la maîtrise. L'élaboration et la mise en place des clauses ISO 37301 utiles pour l'activité, la documentation et la sécurisation doivent être assurées par l'organisation. Celle-ci doit mettre en place des dispositifs de maîtrise, de signalement des inquiétudes et un processus d'enquête indépendant.
L'évaluation des performances et l'amélioration du SMC
Pour l'évaluation des performances, l'entreprise doit prendre en compte la surveillance du système de management de la conformité, le plan d'audit interne et la revue de direction.
L'amélioration s'intéresse à l'optimisation continue du système de gestion de la conformité, la non-conformité et les actions coercitives. En cas d'identification d'une non-conformité, l'organisation doit être en mesure de faire des corrections, d'assumer ses responsabilités et d'éliminer les causes.
Les formations ISO 37301 pour optimiser votre SMC
Pour aider votre entreprise à respecter les normes, il est important de se faire former pour mieux comprendre les exigences du SMC. À l'instar de la norme ISO 37001 PECB relatif au système de management anticorruption, vous pouvez profiter d'une formation ISO 37301 pour mettre en place un SMC performant. Les formations vous permettent d'augmenter réellement vos compétences et de cerner les obligations techniques de la norme ISO 37301. À la fin, vous avez la possibilité de passer l'examen en ligne ou sur papier pour obtenir la certification.