Les facteurs environnementaux du projet
🚨 Oo2 CARRIERE : Management de Projet (chapitre 2/13). Pour manager efficacement un projet, le chef de projet doit prendre en compte plusieurs éléments qui peuvent influencer de manière positive ou négative le projet. Parmi eux, les contraintes telles que le délai, le coût, les risques, le contenu, la qualité, la disponibilité des ressources, la satisfaction du client ainsi que d’autres éléments qui limitent les options. Par exemple, l’échéance d’un livrable, la date à laquelle le projet doit être achevé ou le risque maximal admissible sont autant de contraintes. De même, le projet est soumis à de nombreuses influences telles que les facteurs environnementaux de l’organisation et les actifs organisationnels.
Les facteurs environnementaux de l’organisation
Les facteurs environnementaux sont des données d’entrées de nombreux processus. Ils désignent tout ce qui influence le projet, le programme ou le portefeuille. Ses facteurs ne sont pas sous le contrôle direct de l’équipe projet, le chef de projet doit les considérer comme des contraintes. Les facteurs environnementaux sont de deux natures : internes et externes à l’organisation.
Les facteurs environnementaux internes
Pour avoir une vue d’ensemble sur les facteurs internes de l’organisation et maitriser leur influence sur le projet, il faut que le chef de projet soit perspicace. Parmi ces facteurs on peut noter : la culture d’entreprise, la répartition géographique des ressources, l’utilisation de logiciels de communication (messagerie, sites intranet, etc.).
Un système d’information de gestion de projet (PMIS) est à inclure notamment dans les facteurs environnementaux internes. On y trouve des modules de planification, de suivi des actions, des espaces partagés, les historiques des données (bibliothèque de projet), etc.
Les facteurs environnementaux externes
Tout ce qui est externe à l’exécution du projet peuvent aussi l’influencer de différentes manières, jusqu’à impacter les délais de livraison du projet. Parmi ces éléments nous pouvons en noter quelques-uns : les normes d’industrie (règlementations en vigueur, normes), le climat politique (crise, problème de sécurité), le cours des matières premières (or, pétrole, …).
Les actifs organisationnels
Les actifs organisationnels sont les politiques, processus et procédures ainsi que les données historiques existantes au sein de l’organisation. Elles ont impacté (en théorie) les politiques, les processus et les procédures. Pour maitriser les actifs organisationnels, il faut une base de connaissance de l’organisation en particulier en utilisant les données lors des projets antérieurs. Ces données peuvent être stockées, archivées et accessibles aux équipes projets, en particulier via une base de connaissance d’entreprise.
Les différentes partie-prenantes d’un projet
Les partie-prenantes sont des personnes physiques ou morales qui peuvent être affectées positivement ou négativement par le projet.  Elles peuvent être internes ou externes à l’organisation : le sponsor, le bureau des projets (PMO) s’il existe, la direction des programmes…sont des parties prenantes internes, tandis que les clients, les utilisateurs, les prestataires, les fournisseurs, les concurrents…sont externes à l’organisation.
Les structures organisationnelles
Le déroulement du projet est très influencé par l’organisation qui l’entoure. Il existe des influences organisationnelles fortes entre le management des projets et l’organisation proprement dit. Les influences organisationnelles résultent de trois facteurs que le chef de projet doit comprendre et intégrer au cœur de ses actions : la structure organisationnelle qui détermine le niveau d’autorité du chef de projet, les actifs organisationnels qui regroupent notamment les modes de fonctionnement et les données historiques de l’organisation, la culture et les styles organisationnels.
Les principales structures organisationnelles sont les suivantes :
Organisation fonctionnelle : c’est la forme la plus courante d’organisation qui est regroupée en domaines fonctionnels (fabrication, comptabilité). C’est une structure pour les projets qui sont généralement menés dans une entité fonctionnelle. Si le chef de projet a besoin d’informations ou du travail d’une autre entité, il doit généralement utiliser la voie hiérarchique.
Organisation matricielle : les membres des équipes relèvent de deux responsables. Celui du projet et celui de leur entité fonctionnelle de rattachement. Cependant, il existe des organisations matricielles plus ou moins fortes.
Organisation par projet : est possible si toute l'entreprise est organisée dans ce mode. Les membres des équipes passent d’un projet à l’autre sans rattachement « local » à une entité fonctionnelle.